בעידן המודרני, בו המידע הוא הנכס היקר ביותר לארגונים, מרכז מידע עסקי Business Academy)) הוא כלי אסטרטגי בעל חשיבות עליונה לארגונים השואפים לשמר ולפתח את הידע שלהם, לשפר את הביצועים העסקיים, לשמר ולהעצים את העובדים ולהשיג יתרון בשוק תחרותי. ארגונים נוטים לצבור כמויות עצומות של ידע מקצועי, נתונים שימושיים וניסיון מצטבר. כאשר המידע מפוזר בין עובדים ומחלקות שונות, קשה יותר לשלוף אותו בעת הצורך. ארגונים ללא מרכז כזה עלולים להשתמש בידע לא נכון ומעודכן, בקבלת החלטות לא מושכלות או מקצועיות, לשם הדוגמא עזיבת עובד מנוסה עלולה לגרום לאובדן ידע משמעותי וכל זאת בגלל חוסר גישה למידע קריטי בזמן אמת. הקמת מרכז מידע עסקי בארגון ישפר את הביצועים, יגדיל את התפוקה, יתרום לשביעות רצון הלקוחות והעובדים ויפחית את הסיכונים. מרכז כזה מאפשר לארגון לקיים תהליכי למידה מתמשכים לעובדים תוך התאמת התכנים לצרכים העסקיים המשתנים ולמגמות השוק. זהו צעד אסטרטגי שיכול להוביל לצמיחה מתמשכת ולהצלחת הארגון בטווח הארוך. ארגונים עם מרכז מידע עסקי נמצאים בעמדת יתרון תחרותי, הם יכולים להגיב במהירות לשינויים בשוק ולנצל הזדמנויות עסקיות בצורה אפקטיבית.
הקמת מרכז מידע אקדמי כלל ארגוני דורש שיתוף של כלל הארגון כולל המנהלים. כאשר מרכז כזה קיים, הארגון נהנה ממקום בו הוא יוכל לשתף את כלל העובדים והלקוחות לפי צרכי הארגון ולהיות מעודכן בכל התכנים הרלוונטיים הקשורים לפעילות הארגון. על מנת להקים מרכז מידע ישנם מספר שלבים קריטיים בהקמתו.
שלב א – אפיון הצרכים הארגוניים והגדרת המטרות
שלב האיפיון הוא השלב שבו נבין מהם הצרכים הספציפיים של הארגון ומהם התחומים בהם נדרש ידע ומידע, שלב זה כולל תשאול ותחקור מעמיק של מנהלים ועובדים על מנת לספק מענה מדויק לכלל הארגון תוך כדי הגדרת המטרות.
שלב ב – בחירת הפלטפורמה הטכנולוגית שמותאמת לארגון
הכלים הטכנולוגיים העומדים לרשותנו כיום הם רבים ומגוונים, עלינו לבחור את הפלטפורמה הטכנולוגית המתאימה לארגון שתאפשר גישה נוחה וידידותית למידע מכל מקום ובכל זמן. בנוסף עלינו לשים דגש על רמת אבטחה גבוהה מאד כי מידע שווה כסף וכח ויש האומרים זהב.
שלב ג – פיתוח התוכן והכשרת הצוות המוביל
בשלב זה נמפה את התכנים החשובים לארגון, נקים ונכשיר צוות שיהיה אחראי על ניהול הידע ואיסוף המידע שישמש לכלל צרכי הארגון תוך שמירה על תכנים מעודכנים והתאמתם לשינויים בשוק, התכנים חייבים להיות רלוונטיים ומגוונים ככל שניתן על מנת להיות מעודכנים ולהגיב במהירות לשינויים במשק . הידע והמידע יישאר בארגון ולא אצל האנשים ובעלי התפקידים.
שלב ד – הטמעת המרכז והפצתו בארגון
מרכז מידע עסקי מקדם שיתוף ידע בין העובדים, מגביר את היעילות הארגונית ומשפר את עבודת הצוות. כשידע זמין ונגיש לכולם, עובדים יכולים ללמוד אחד מהשני, לפתור בעיות במהירות ולשתף פעולה בצורה יעילה יותר. הטמעת הנושא מול העובדים הינו תהליך לכלל העובדים. התהליך כולל הסבר על היתרונות, הדרכה על השימוש במערכת ועידוד השימוש בה על ידי יצירת מוטיבציה הענקת תמריצים והפיכת השימוש לחלק מהערכת הביצועים השנתית.
לסיכום:
כיום, עובדים מעריכים את ההשקעה בפיתוח שלהם, במתן הכשרות וכלים מקצועיים. ארגון שמשקיע בפיתוח מקצועי נתפס כמקום עבודה אטרקטיבי וחדשני ומגדיל את שביעות הרצון של העובד ממקום העבודה. לארגון יש יכולת לשמר את הכישרונות הקיימים ולמשוך כישרונות חדשים לארגון. כשהעובדים מקבלים גישה לתכנים מעודכנים ולמידע רלוונטי, הם משפרים את כישוריהם ומבצעים את עבודתם בצורה יעילה יותר וזאת בזכות הידע והמיומנויות של צוותי שירות הלקוחות, המכירות ושאר התפקידים בארגון. לקוחות מרוצים עושים עסקים עם הארגון שלך, מה שמגביר את נאמנות הלקוחות ומשפר את שביעות הרצון של הארגון מולם. המרכז יהפוך לכלי משמעותי בקידום הידע, ההון האנושי והביצועים העסקיים.
